Оформление авансового отчета

Любому работнику, которому работодатель выдавал аванс на нужды, связанные с его профессиональной деятельностью, приходится сдавать в бухгалтерию специальный документ, который именуется авансовым отчетом. Этот документ вносится в делопроизводство и учитывается при составлении бухгалтерского баланса, так что его значение довольно велико.

В авансовом отчете могут быть расписаны следующие затраты:

• оплата за проживание командированных работников в гостиницах или квартирах (именно поэтому так важно сохранять все чеки);
• транспортировка по месту требования;
• приобретение продуктов питания;
• расходы на закупку материалов и оборудования, согласно заданию работодателя (таких людей раньше называли снабженцами, но есть подобные профессии и сейчас)
• сопутствующие расходы.

Интересно, что авансовый отчет - это один из немногих официальных документов, где смету можно составлять не только в российских рублях, но и любых других валютах. Но тут есть очень важный нюанс: сумму в валюте все равно придется переводить в рубли, причем по курсу Центробанка на день совершения трат. В общем, авансовый отчет заполнять не так уж и легко. Например, человек был в командировке в Монголии 3 дня. За эти 3 дня он потратил 210000 монгольских тугриков равными частями. В авансовом отчете он указывает цифры в местной валюте. И бухгалтер должен пересчитать траты по каждому дню, исходя из официально установленного курса (к примеру, в первый день тугрик стоит 25 рублей, во второй - уже 26 и так далее).

Очень важно иметь документы, которые подтверждают затраты работника, указанные в авансовом отчете. Если человек их не предоставит, то работодатель не то что не захочет, он просто законодательно не имеет право покрывать такие расходы за счет компании (потом у него могут быть очень серьезные проблемы с налоговыми службами). В качестве подтверждающих документов можно использовать следующее:

• кассовые чеки;
• товарные чеки;
• приходные ордера;
• квитанции, заверенные банком.

Например, человек оплатил услугу через терминал. Он должен взять чек, зайти в банк, чтобы ему этот чек заверили - только тогда он действителен.